如何有效地进行资料整理？

作为一个公司公认的整理狂魔，我准备了5,000字长文，总结了自己5年多的资料整理经验，全部落地可实操，希望有知友认真看完。

2021年3月13日：​

新写了一篇关于搭建阅读流程的文章，找不到特别合适的问题，故放在这个并不太合适的问题下面，对阅读有需求的朋友可以看看，写得还是挺别致的：

我从小就是个整理控，喜欢把东西收拾得井井有条。

记得上幼儿园的时候，睡前习惯性把衣服叠成豆腐块，老妈和姐姐每次看了都忍不住夸。

不过，后来啊这爱收拾的习惯，慢慢转移到「资料整理」上了。

比如这是我5年多前整理的大学课件

2年前的个人电脑「开始」界面

工作之后的资料整理，直接把自己积累的运营经验，整理成了PPT的形式

最近一段时间，我就寻思着写篇文章，系统总结自己的资料整理经验。

在我眼里，资料整理早就不是简单的收拾整齐，它的背后其实是知识管理。

PS：如果你觉得护宇值得了解，也欢迎来我公众号：护宇。

我准备了6份超200页的知乎运营经验送给你。

以下是正文内容

01：为什么你的资料总是乱糟糟？

不知道你在做资料整理的时候，有没有遇到过这样的问题：

整理体系一日三变，今天觉得这样整理好，明天觉得哪里不对劲。时常反复，日渐心累，花费大量时间之后，最终只能放弃。

所以，我觉得先把资料整理常见的问题挑明，再给解决方法，比较妥当。

当然，「懒癌」晚期患者，俺就没办法了。

❶ 分类杂

下图这样的场面，大家都不陌生吧？干货是个好东西，不过常常是收藏一时爽，用时火葬场。

❷ 命名乱

很多人在文件命名上做得不到位，经常无头无尾，即使有everything这样的搜索神器，也无法拯救。

❸ 工具多

来，现在做个数数游戏，打开你的电脑或手机，看看自己手上正在使用的资料整理工具，是不是一只手都数不过来了？

找资料的时候，是不是经常一脸懵逼：咦，这个文档我放哪来着？

所以在我的眼里，抛开懒惰这一因素，很多人在整理资料时会遇到三大问题：分类杂、命名乱、工具多。

接下来，我就针对每个痛点，把自己的经验分享给大家，希望给各位带去启发。

02：我是怎么解决这些问题的？

找对症状，问题就解决了一半。

先来说第一个，也是最重要的一个。

❶ 分类杂

要想解决这个问题，关键在于建立一套自己的归类体系。

我之前看过很多相关文章，但发现过于个性化，实际很难应用。

于是，我就在思考这样一个问题，有没有一套适合大众的分类体系？答案是肯定的，而且我自己就在用，效果还挺好。

资料整理，我认为分成三大类即可：工作、学习、生活。

这是一个大的框架，适用于每一个人。

具体的又会涉及到：临时资料、常用资料、存档资料。

这套体系，我应用在资料整理的方方面面，比如这是我的个人桌面文件

这是我的浏览器书签

这是大的整理框架，相信也比较容易理解。但接下来要怎么分，很多人就会出问题了。

我觉得先要有一个判断标准，即做到什么程度表明自己做到位了。

我自己在用的指导原则是：麦肯锡的MECE法则，即文件之间要做到不重复，不遗漏。

那，具体的整理思路是什么样的呢？

一开始，我也没想得很明白，后来在看秋叶大叔的《写作7堂课》—— 「框架式写作」部分时，得到了莫大的启发，确定了两个整理思路：按时间划分 和 按空间划分。

这么说肯定比较抽象，我举两个例子，大家就明白了。

▌按空间划分

比如在管理新媒体多平台时，就完全可以按照空间来分。

不同的平台，以及每个平台下有哪些账号，彼此之间完全符合MECE法则。

▌按时间划分

比如在运营微博时，经常需要同步公众号的文章。

我就按照时间顺序拆分了「傻瓜式」的操作步骤，同样是符合MECE法则。

当然，大家不要孤立地去看待时间和空间这两个维度，实际应用时，应结合在一起思考。

在具体梳理的时候，我习惯画思维导图，其实长得很像一棵树，对不对？

所以我更习惯叫它「逻辑树」，彼此独立却又彼此关联。

判断标准（MECE）、执行思路（时空法）、思考工具（逻辑树）就介绍清楚了。

接下来是最核心的部分：

具体的分类体系，应该如何搭建？

比如你要负责一个公众号的整体运营，过程中肯定会涉及到各种文件，如何搜集整理，才能做到多而不乱呢？

这就涉及到个人知识管理的问题了。

我现在愈发觉得：资料整理的内在逻辑其实是知识架构的梳理。

举几个自己的实战案例，从工作 → 学习 → 生活，全方位跟大家分享我的理解。

▌工作案例

我是毕业后才正式接触新媒体运营这个岗位，对内容运营、活动运营、用户运营、数据运营真的毫无概念。

在日常工作和学习时，拿到一份资料，经常会遇到两种情况：

❶ 存资料：不知道往哪里放。

❷ 找资料：不知道去哪里找。

但是工作一年多以后，随着对业务的了解，我终于开窍了，整理资料更加从容！

每次看到一篇好文章、大咖的优质分享，我都能做到有序归类，及时消化。要用的时候，也能在短时间内快速找到。

核心原因：我逐步理解了业务背后的知识框架，建立了相应的知识体系。

这一点在知乎运营上尤为明显。

记得刚开始做知乎运营时，我连怎么在知乎找到一个好问题都不知道。运营一个月后，连一个100赞的回答也没有。

因为不得章法，虽然在印象笔记收藏了很多文章，但运营思路并没有打开。

但我没放弃过拿下知乎的决心。

通过看各种运营文章、新媒体图书和课程，我对知乎运营进行了全面拆解，直接把成果做成了400多页的PPT教程

执行思路就是按空间对知识点进行划分。

从平台规则、产品功能、写作技巧、运营方法、变现模式等维度去拆解，再用前面提到的「逻辑树」辅助思考，整个知识框架就这样搭建起来了。

知乎运营的思路打开后，在运营整个新媒体矩阵时，我就再也不惧怕任何信息的冲击了，因为我已经可以借助一套知识框架做到有效把控。

这是我在石墨文档整合的部分新媒体资料

背后依然有一套自己的知识体系在里面

除了本职工作，我在其他方面也逐渐开窍。

比如在学习团队管理、职场沟通方面的内容时，我会努力搭建知识框架，并且以「逻辑树」的形式去分类、命名。

这是我之前写的《实习生培训文档》，按照时间顺序，以逻辑树的形式，对实习生培养这块进行细致拆解。

▌学习案例

我知道自己的沟通能力一直不太行，所以日常无论是看书还是看同事们聊天，我都会注意搜集案例，好坏都有。

• 好案例：为什么人家这么说，让人感到非常舒适/专业？
• 坏案例：到底哪个点让我心里产生了疙瘩？

不知不觉，文档里也积累了不少有价值的内容

▌生活案例

俺皮肤偏黑，之前特意去学习了怎么防晒，把课程、科研论文看到的内容结合成了一个防晒知识库，有需要的时候就拿出来复习一遍

又比如我经常记不住自己的衣服尺码，网购吃了几次亏之后，我把它们直接记在了印象笔记里。至此之后，很少买到大小不合适的衣服了。

所以，你看，资料整理的背后是知识管理，这句话没有说错吧？

当然，我也知道看到这里，一个新的疑问可能又会产生：去哪里获取你说的知识框架？

这里，我也推荐四种方法：书、课、人、文

1）高分图书

通过豆瓣多找几本高分书籍，仔细阅读其目录和内容，提炼出知识框架。比如你想好好学习工作型PPT的制作，那么这本《说服力 工作型PPT该这样做》的目录就很有借鉴意义！

结构非常清晰！如果你刚好要系统学习PPT，那这个就是很好的典范呐！

PS：这本书是我师傅写得，他的PPT造诣十分深厚，如果你有兴趣了解，可以看一看他的书。

2）优质课程

好的课程在目录上都进行了精心的设计，但很多人在学习的时候都陷入了具体知识点的学习，忽视了这笔宝贵的财富。

比如现在有很多新媒体和自媒体从业者，那写作是必备技能，秋叶PPT团队的《和秋叶一起学新媒体写作》的课程框架就非常好

根据目录稍微调整一下，是不是就拥有了新媒体写作框架 V1.0版本 ？

3）行业专家

向行家提问其实是最快最高效的方法。

比如我个人沟通能力不行，所以当时看到我们公司的商务百合姐，在工作群分享线上对接注意事项时，觉得非常好，就立马收藏了起来。

毕竟，这种知识是图书和课程里很难学到的啊！

那如果身边没有合适的人可以学习怎么办？

其实可以去公众号、知乎等平台找，或者直接上「在行」去付费咨询。只要你诚心去找，在互联网时代，相信一定可以做到。

4）优秀文章

现在的文章虽然鱼龙混杂，但优质的内容也不少，可以通过阅读量、点赞、留言区评论，找到合适的文章进行提炼。

比如这四种获得优质框架的思路，我就是参考了秦老师公众号的一篇文章：讲真，这是我最最最重视的一个秘密武器。

写到这里，相信大家对于如何做好资料分类，有了进一步认知。我这里也简单地做下小结：

• 指导原则：MECE法则（相互独立，完全穷尽；不重叠，不遗漏）
• 执行思路：时空法（按时间划分、按空间划分）
• 思考工具：思维导图（逻辑树）
• 分类逻辑：三大类（工作、学习、生活）、四大法（书课人文）

这些内容，都是层层递进的哦~

我的思维逻辑就是在这样的整理过程中逐步锻炼出来的。

❷ 命名乱

关于分类，我前面讲了很多，现在来说说命名的问题。

我之前学过很多文件、文档的命名方法，但发现真要用的时候，哈哈，一个也想不起来！

所以，我现在分类就很简单，遵循两个原则。

原则一：遵守电脑的排序逻辑

针对数字、字母、汉字，电脑是有一套自己的排序逻辑的。

优先级是：数字 ＞字母 ＞ 汉字

弄清楚排序问题，之后就是具体的文档命名。这个我不固定，根据需求灵活应变。

比较常用的方法：所属领域 + 文档用途

比如下面这个文件夹，数字（01、02）就是起到排序作用，引号里的是为了标注所属领域，后面的文字表明文档用途。

总之，我不喜欢把命名弄得太复杂，尽量简单。

所以，我也很少用标签去管理，之前试过，但发现标签经常记不住，也经常记错，而且现在很多知识管理软件的搜索功能都做得不错。

原则二：尽量用问句的方式

相比于干瘪的陈述句，问句更能引发一个人思考。所以我的很多资料命名，都是以问句的形式呈现。

通过这种命名方式，我的文件管理可以做到非常清晰，查找也很方便。

• 排序上，按照知识框架的形式进行梳理，结构清晰；
• 描述上，做到清晰表达的同时，多用问句引发思考。

❸ 工具多

最后，说一下工具使用。

早期，我用于资料整理的工具绝对超过10个，问题也很明显：资料囤放凌乱，使用的时候不知道去哪里找。

所以，后来我开始学会克制。

能用一个工具解决，绝不增加新工具。

当然，一开始肯定有一个尝试过程，实践之后才知道哪个更适合自己。

比如学习笔记的管理，我先后试过石墨文档、腾讯文档、印象笔记、有道云笔记、OneNote、语雀等，最后只留下石墨文档和印象笔记。

那，我究竟都在用哪些工具管理资料呢？

▌工作资料

我习惯使用石墨文档。

在线编辑功能出色，支持实时自动保存，文档分享也很方便，所以是我的工作首选。

▌学习、生活资料

因为比较私密，不涉及到对外分享，而且经常需要跨设备、多终端进行编辑，所以我一直用的印象笔记。

不知不觉已经用了快6年了。

▌其他

作为文字记录，石墨和印象是我的主力，但我也会搭配一些工具辅助整理。

1）大型资料 / 存档资料

主要指一些个人照片、大型文件的存储，这个一般都统一放到百度网盘。

2）碎片资料

图片类：Eagle

我认为这是目前最好用的图片素材管理软件，199元即可终身使用。

支持多种图片格式，分类方便，并提供多种素材筛选方式，搭配坚果云的同步功能，随时随地都能搜集、保存、使用素材。

文字类：锤子便签

记录一些碎片灵感，以及一些轻量化的记录。

待读文档/临时事项：微信

因为日常生活和工作会高频使用微信，不少信息都沉淀在这里。

我之前学习曹将的思路，建立了几个只有一个人的微信群聊，遇到什么临时安排都暂时放到群聊里。

待办事项：滴答清单

用来记录每天/周/月待办。

有尝试过用印象笔记来代替，但发现还是滴答好用。

思路整理：幕布

用于日常的知识框架梳理，相比Xmind这类软件，分享更方便，而且打开网页就能用，手机上也能轻松制作。

之前有考虑过用印象笔记自带的，啊，不好用。

嗯，我用的工具差不多就是这些

• 工作：石墨文档（搭配坚果云）
• 学习、生活：印象笔记
• 大型/存档资料：百度网盘
• 碎片资料：Eagle（图片类）、锤子便签（零碎想法）、微信群（临时事务）、滴答清单（待办事项）
• 思路整理：幕布

目前这样一套工具协同下来，我自用没什么太大问题，非常够用。

03：最后我想说

关于资料整理，大框架就就是如此。

从背后逻辑、整理方法、使用工具，全部介绍了一遍。

我自己蛮喜欢整理归纳的过程，因为每一次梳理，都是对个人知识体系的进一步完善，对内容的进一步理解，能帮我把工作做得更好，学习得更扎实。

如果把学习简化成一套流程，那它就长这样

今天着重在写的是：如何整理/纳入？

至于如何获取信息、实践检验、构建体系，来日方长，慢慢学，慢慢写。

谢谢大家的阅读，也欢迎大家关注我的知乎账号 @护宇 以及同名公众号。