昆明市电子文件管理与归档办法

第一章 总 则

第一条　为规范电子文件的管理与归档工作，确保电子文件安全归档和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《昆明市档案条例》等法律、法规，结合本市实际，制定本办法。

第二条　本办法适用于本市机关、团体、事业单位的电子文件管理与归档工作。

企业和其他组织的电子文件管理与归档工作参照本办法执行。

第三条　本办法所称电子文件是指机关、团体、企业事业单位和其他组织在处理公务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

本办法所称电子档案是指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件，以及实体档案经数字化处理后形成的文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的历史记录。

第四条　电子文件管理与归档应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持“分级管理、规范标准、便于利用、安全保密”的原则。

第五条　市、县（市）区人民政府应当加强电子文件、电子档案的管理，纳入信息化发展规划，建立健全机构，明确人员编制，将所需经费纳入同级财政预算，并建立责任追究、目标管理制度。

第二章 机构与职责

第六条　市、县（市）区人民政府办公厅(室)负责组织、协调行政机关电子文件管理与归档工作。

第七条　市、县（市）区信息化行政主管部门应当为电子文件管理与归档工作提供信息化保障，统一电子文件数据标准，指导制定档案信息化建设规划，做好档案信息化项目立项管理、组织协调、技术论证和项目建设评估工作。

第八条　市、县（市）区档案行政主管部门应当会同相关部门，按照国家、省有关规定和业务规范，统一电子档案的有关数据标准，建立档案信息资源共享平台，对电子文件归档进行监督管理。同时，加强对企事业单位和其他组织电子文件管理与归档的监督指导。

第九条　保密行政主管部门对全市电子文件管理与归档工作中的涉密电子文件管理进行指导、协调、监督和检查。

第十条　市、县（市）区国家综合档案馆负责接收和保管其接收范围内各单位形成的电子档案，并依法提供利用。

各专业档案馆和部门档案馆按行业标准负责本专业、部门电子档案的接收、管理、利用。

第十一条　电子文件形成单位负责属于本单位归档范围的电子文件的收集和归档、整理、管理、移交工作。

第三章 收集与归档

第十二条　电子文件形成单位应当实时收集电子文件，并即时备份，存储于能够脱机保存的载体上，确保电子文件安全、真实、有效。

第十三条　电子文件形成单位的档案管理机构对符合下列归档范围的电子文件，应当进行收集：

（一）反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的；

（二）机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的；

（三）本机关需要贯彻执行的上级、同级机关的文件材料，下级机关的重要报送件；

（四）本单位工作活动中形成的正式电子文件及电子文件的形成过程稿；

（五）其他对本机关工作具有查考价值的。

电子文件在收集时，应当同时收集相应的背景信息和元数据。

第十四条　收集的电子文件类型包括：

（一）文本文件：用文字处理技术形成的文字文件、表格文件；

（二）图像文件：用扫描仪、数码相机等获得的静态图像文件;

（三）图形文件：用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件；

（四）影像文件：用视频设备获得并经计算机处理的动态影像文件；

（五）音频文件：用音频设备获得并经计算机处理的声音文件；

（六）多媒体文件：用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含文字（表格）、图像、图形、声音、影像等两种以上的复合信息形式；

（七）数据文件（数据库文件）：用计算机软、硬件系统进行信息处理过程中形成的各种管理数据、参数等；

（八）其他应当收集归档的电子文件。

第十五条　电子文件形成单位应当实时将符合归档条件的电子文件进行归档整理，整理以“件”为单位进行。

第十六条　电子文件归档应当符合以下要求：

（一）归档的电子文件应当齐全、完整，能够有效表现所载内容并可供调取查用；

（二）符合本市电子文件和电子档案数据格式标准，能够长期有效读取；

（三）具有永久保存价值或者其他重要价值的文本文件、图像文件、图形文件，应当制成纸质档案或者缩微胶卷同时归档，并建立互联；

（四）加密传送、存储的电子文件应在解密后进行归档，压缩电子文件应在解压缩后进行归档；

（五）归档电子文件应当设置成禁止改写状态；

（六）规定电子文件、电子档案的开放级别。

前款第（二）项所称电子文件和电子档案数据格式标准，由市档案行政主管部门会同质监、信息化、保密等行政主管部门，依据国家、省的相关标准制定，报市人民政府批准后，向社会公布执行；专业档案馆、部门档案馆的主管部门可以按照行业标准和规范，制定专业电子档案的数据标准，报市档案行政主管部门备案。

第十七条　各类档案馆、国家机关、团体、事业单位应当对实体档案进行数字化转换。由实体档案数字化转换形成的电子档案，应当与相应实体档案在内容上一致。

第四章 存储与保管

第十八条　电子文件形成单位和档案馆应当配备满足电子文件、电子档案存储和保管的设施设备。采用只读光盘、磁带、硬磁盘等符合国家要求的存储介质作为保存载体。

第十九条　存储电子文件、电子档案的载体或装具上应当标注存储介质类型、盘号、全宗号（或者形成单位）、存入日期、密级、保管期限等标识。

第二十条　电子文件和电子档案载体的保管应当符合下列条件：

（一）要有具备相应技术保护条件的库房和装具；

（二）对归档载体要作防改写处理，不得擦、划、触摸记录涂层；

（三）环境温度选定范围：17℃--20℃，相对湿度选定范围：35%--45%；

（四）存放地远离强磁场，并与有害气体隔离；

（五）对磁性载体每满2年、光盘每满4年转存一次，原载体同时保留时间不少于4年。

第二十一条　电子文件形成单位和档案馆应当定期对其保管的电子文件和电子档案进行测试、检查，发现问题及时处理。

第二十二条　国家机关、团体、事业单位应当使用符合数据标准的电子档案管理系统进行著录和数据管理。

第二十三条　各类档案馆应当建立电子档案备份中心或者异地备份库，电子档案应当拷贝一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地备份。

第二十四条　电子文件、电子档案的鉴定销毁，按照国家关于档案鉴定销毁的有关规定办理。销毁前应当编制销毁清册，指定监销人。

第五章 移交与接收

第二十五条　属于国家综合档案馆接收范围的归档电子文件，形成单位应当在次年6月30日前，向同级国家综合档案馆移交。

专业电子档案按照国家和专业档案管理部门规定的时间移交。

属于政府信息公开范围的电子文件，应当在信息发布之日起20日内向同级国家综合档案馆移交。

移交实体档案时，应当同时移交该实体档案的电子档案数据。

第二十六条　不符合国家、云南省和本市电子档案数据格式标准的，移交单位应当进行数据格式转换。

移交的电子档案数据应当包括电子目录和本单位制发公文的原文数据及元数据。

第二十七条　应当向档案馆移交的电子档案范围：

（一）属于政府公开信息的电子文件、电子档案；

（二）具有永久保存价值的电子档案；

（三）本地区重大政治、经济、文化、社会等活动形成的电子档案；

（四）专业电子档案；

（五）其他属于移交范围的电子文件、电子档案。

第二十八条　移交单位和档案馆应当对移交的政府公开信息、电子文件、电子档案、载体、技术环境进行检验。交接双方检验合格后，办理交接手续。

政府公开信息、电子文件、电子档案的真实性、有效性和完整性由移交单位负责。

第六章 服务与利用

第二十九条　属于信息公开范围的和开放的电子档案查阅、利用，应当按照国家有关规定执行；不属于信息公开范围的和未开放的电子档案查阅、利用，按照国家有关档案、保密、信息安全、知识产权保护等方面法律法规的要求，可在规定范围内提供查阅、利用。

第三十条　提供查阅利用的电子文件和电子档案应当为只读文件。查阅利用电子档案时，使用拷贝件，电子档案封存载体和电子档案备份载体不得查阅、外借。

不得擅自复制、修改电子文件、电子档案。

第三十一条　联网利用要有安全防范措施和可靠的监管保障。

禁止在互联网络提供涉密和未开放的电子文件、电子档案。

第三十二条　本市档案馆已开放的电子档案、现行公开文件和政府公开信息，单位和个人可以持介绍信、身份证等有效证件在许可范围内查阅、利用。

第三十三条　电子文件形成单位在办公自动化系统的终端上提供电子文件、电子档案，应当设定查阅利用权限。

第三十四条　电子文件形成单位和档案馆，应当按年度对政府公开信息、电子文件和电子档案的移交、接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计。

第七章 保密管理

第三十五条　电子文件形成单位和各类档案馆，应当按照国家信息安全等级保护和涉密信息系统分级保护管理规定，实行电子文件的分类分级管理，建立信息内容安全保密防护体系，执行严格的安全保密管理制度。

第三十六条　电子文件形成单位对涉密电子文件应当做出国家秘密标志，国家秘密标志不能与正文分离。同时，根据工作需要，及时变更密级、保密期限和知悉范围。

第三十七条　涉密电子文件的存储与移交，应当符合国家保密规定，配置合格的保密专用设备，按保密规定办理归档手续。

第三十八条　涉密电子文件、涉密存储介质的销毁，须经形成单位主管领导审核批准，履行登记手续，对存储信息进行不可恢复性消除，并在网络中彻底清除。信息消除和载体销毁采取的技术、设备和措施应当符合国家保密管理规定。

第八章 法律责任

第三十九条　违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案、信息行政主管部门责令限期改正；逾期不改的，由其主管部门依法对相关责任人给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）将公务活动中形成的应当归档的电子文件、资料据为己有或者拒绝归档的；

（二）不按照规定进行收集、归档、保管，造成电子文件、电子档案管理混乱的；

（三）不按照规定移交或者接收电子文件、电子档案的；

（四）不按规定提供、公布涉密和未开放电子文件、电子档案的；

（五）擅自复制、修改电子文件、电子档案的；

（六）其他徇私舞弊、滥用职权、玩忽职守的行为。

第四十条　违反本办法规定，有下列行为之一的，由市、县（市）区档案行政主管部门根据档案的价值和数量，对单位处以2万元以上10万元以下的罚款；对主管人员和其他直接责任人员分别处以1000元以上5000元以下的罚款；没收违法所得；造成损失的，承担赔偿责任；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）损毁、丢失、窃取属于国家所有电子文件、电子档案的；

（二）未采取有效管理措施确保电子文件安全、真实、有效，造成重要电子文件、电子档案损失的；

（三）擅自出卖、赠送、交换、销毁属于国家所有的电子文件、电子档案，造成严重后果的。

第四十一条　违反本办法保密管理要求和规定的，由保密行政主管部门依照有关法律、法规予以处罚。

第九章 附 则

第四十二条　本办法自2010年9月19日起施行。