一个会“说话”的软件项目管理工具

关于软件开发

“软件开发是一个需要高智力、频繁沟通和密切协作的过程。”

软件开发是跨越多个学科的工程，除了要懂技术，还要能快速理解抽象的领域业务，利用专业的技能转化成具体、准确的有形系统，所以高智力是必不可少的。每做一个项目，每做一个新需求，其难度可能不亚于参加一次高考，做一道奥数题。

同时，需要团队成员之间，以及研发团队和业务部门，和外部客户保持密切的配合和联动。合作，而非对立。这其中要求有强烈的个体互动，例如：分析设计、需求评审、开发联调、提测、上线发布、安装部署、培训使用。每个环节，每次互动，都要做好充分的准备，确定议题，找到合适的人进行对接和确认。

还有一点，也是很重要，很关键的。研究表明，在聊天软件中，你和谁沟通最频繁、最密切、最多，你和他的关系就越重要。也就是说，信息量和重要性成一定的正比关系。例如情侣之间、家人之间。同样，在软件开发过程中，沟通也是类似的。很多问题可以通过充分沟通得到解决；反过来讲，沟通不顺畅或者不到位，就会导致很多问题的发生。而让人纠心的现实是，不少技术开发人员不喜欢说话，也不喜欢反馈。可能是出于理科男的个性，不善于人际关系和沟通；也有可能是由于偏技术化的纯粹，不愿意把自己的问题暴露给别人，而是想尽快自己私下解决而没有及时同步。

“君子性生异也，善假于物也。”好的软件项目管理工具，能在一定程序上，让我们自己团队的研发更顺畅、更高效。

在信息的传递、反馈和汇总上，应该结合多种方式进行分享和构成闭环。在线下和口头上，可以结合F2F的单独私聊沟通，在工位上直接点对点沟通，例如针对code

review发现的问题进行沟通；如果涉及3个人或以上的非正式沟通，例如测试用例评审，可以到休闲区或小会议室，围绕着一台手提进行确认（能在沟通前提早发出资料，可以有效减少沟通的时间）；假若涉及定期的项目同步的反馈，可以在早上上班后的半小时左右（因为考虑到同事可能晚点到或者需要吃早餐）组织召开站会，利用早上10分钟左右，大家站在一起，转成一个圈，让各自发表下简单的汇总，昨天做了什么、今天将要做什么、进度是多少、有什么问题。此外，还有正式的会议，例如需求评审、技术评审、项目启动会、项目汇总、复盘会议、周例会、部门会议。

另一方面，在线上，在书面上，在文字上，沟通、记录和资料归档也应坚持汇总、上传、写作和分享。让消息和信息透明、及时流转和传递。从需求指派开始，每涉及一个环节，每到一个团队成员，都应让整个信息流和沟通保持有效的流转。

下面，针对软件项目管理，就如何完善线上沟通的闭环和扩展，结合工具，进行简单的分享。

邮件，我觉得当之无愧是职场上沟通的正式通道。

从入职的Offer通知到项目邮件，到专项沟通，再到任命、绩效考核、放假通知、会议召开等，大部分都是以邮件的形式发出。邮件会有很多，每天的数量有几十封或不等。

在软件项目协作和流转中，邮件可以准确地告诉具体的人员，他应该要做什么需求、有哪些bug、负责什么项目。例如，在产品经理提出新需求并指派给技术人员时，负责该需求的技术人员应该收到此需求指派的通知。如下图：

类似这样的指派通知，是重要的通知，一般技术人员在当天都会收到，以及知道有哪些新的指派需求。当需求完成后，技术人员更新需求状态后，作为需求的提出人（产品经理或需求方），也会收到邮件的通知（如下图），从而形成信息的闭环。

再进一步，上述的需求指派和完成需求，在双边关系中构成了一个核心的交互单元。即：产品经理提出需求，通知开发工程师；开发完成需求，通知产品经理。

此外，还有项目（项目经理提出给技术负责人）、任务（上级分配给下级）、Bug（测试人员提交给技术人员），也会分别形成点对点的交互单元。每当有指派、有完成和变更时，都可以通过邮件的形式，自动通知对应的负责人，并且发到企业邮箱。

人们都关注和自己高度相关的信息，这也是人的大脑的保护作用。所以，我们会发现，并且自己也会这样做，就是把很多聊天群设置成消息屏蔽。但邮件发出的，都是和个体密切相关的。此外，在提需求时和处理邮件通知时还有两个小技巧。第一个小技巧是：需求方在提出需求时，应该口头上当面和技术人员进行简单的沟通，说明下需求的背景和情况，再提个需求给技术。让技术人员做到有章可依，有具体的需求可操作。比如产品经理说，“XXX你好，我一个新需求，大概背景是……，以及需要实现的功能是……。稍候我提一个需求给你。”这样，可以避免技术人员感到突然，在心理上也更好接受。另一个小技巧是，在邮件可以设置过滤器，把软件管理工具自动发出的邮件归集到一个文件夹，例如【项目通知】，方便分类管理信息。

讲完点对点的离线邮件沟通，我们再来探讨下实时在线沟通的聊天群，即从双边沟通转移到多边沟通。

一个软件项目，会有一个团队，会有多个项目干系人，通常绝大多数情况下，都会有一个对应的产品组或项目组。不管是使用微信、企业微信、钉钉、飞书、喧喧还是其他聊天工具，都会创建一个对应的群组。里面有需求方、老板、测试人员、技术人员、运维人员等。

我们需要、应当让项目的相关信息，在群里同步，方便周知、知会和报备。例如上线发布的通知、监控报警、需求完成、Bugfixed等。以便团队可以共享和感知协作的动态和流转情况。

从信息汇总成数据，从数据中提炼关键的信息，有助于我们提前规划项目、在过程中控制项目延期的风险和定期进行回顾和总结。

例如，在项目早期，评估好任务和工时后，可以得到项目的排期表，有助于提前做好计划和安排。

在项目进行过程中，可以借助项目燃尽图来查看和控制项目的进度和落后的进度。

在每周五或每周日前，查看系统自动汇总和发出的项目汇总、需求汇总表格数据，可以进行阶段性的总结。

如果需要查看团队整体的项目迭代情况，还可以查看数据洞察的可视化图表。

此外，还可以关注每周团队的工时和任务饱和度。通过工时登记，让研发产能可视化。

多做多想多总结，不断提升自己的概括和汇总能力，以及向上汇报的能力，也是一种不可或缺的职场软技能。

借助工具，可以自动汇总项目邮件、周报、测试报告等，在节省编写时间的同时，完善向上汇报和沟通的能力，并且让你的上级可以更省心更放心。

例如，项目汇报的自动生成，只需要稍微调整，就可以发出邮件。

又如自动汇总的个人周报。

项目中的每个成员，每名技术开发人员的工作情况都不尽相同，每个时间阶段要做的事情也不同，每个人的角色也不同。为此，为了让项目开发更简单，把简单给开发者，把复杂给工具。YesDev还提供了智能的项目引导助手，可以在恰当的时机给到你合适的指导和参考。