一个员工瞎忙，比闲着没事干更可怕！
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2024-06-18 09:00
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张良计 ｜ 三分设
在任何一家公司里，你都能看到这样的人：
总是忙忙碌碌，手上永远拿着一沓文件，穿梭于各个会议室之间，每次找他讲话都回复“没时间”“等会说”。
但你具体问他在忙什么，得到的答案往往都是些鸡毛蒜皮，低效低价值的忙碌。
比如早上同事找他商量个事情，中午客户问他昨天的表格做好没有，下午老板要跟他过上周的项目进度。
在他眼里，这三件事没有轻重缓急之分，每件事的后果和紧急程度是一样的。所以来什么接什么，三件事同时做，最终把自己搞得一团乱。
这样老板当然不会认可他忙碌的结果，因为没有一件事情是做好了的。
可实际上，中午客户要他做的表格是最重要最紧急的，因为客户下午开会就要；老板跟他过上周的项目进度，这需要迁就老板的时间，因此要提前预定老板有空的时段；而同事找他商量的事情，并没有那么紧急，今天没空的话明天也可以。
换种思路给工作做排序，就会知道自己最应该去忙什么。这里就涉及到一个最基本的精力分配原理：
永远紧盯那个最重要最紧急的事情。
高手做事，从来都不会把精力平均分配，而是会All in在那些最能体现自我价值的事情上。只有这样你才不是瞎忙，也才会有人愿意为你的忙碌买单。
瞎忙的第二个特征，是在收益低的事情上浪费时间。
比如有一次我们团队在做一个重大项目的竞标方案，其中有个环节要展示我们对行业市场的理解。于是我安排了一个下属Y去找一些行业资料，看看竞争对手最近几年都在干嘛。
本来这部分内容在整个提案过程中，只有2分钟时间和客户讲解。因为客户更看重的是我们对他们业务的理解，以及未来整个品牌传播的规划和想法。
没想到这个下属Y给了我一个“惊吓”。
因为过了一个星期，Y发给我一份足足50页的竞品研究报告。里面搜集了七八个竞争对手的资料，以及诸多行业研究文章。
看得出来，他以为我会对他的努力大加赞赏一番。
可我并没有，反而说道：
“你浪费了一个星期时间，现在这份内容要重新做。”
为什么这样说？
因为这些东西对这个项目竞标方案的贡献，基本等于零。
Y找到的这些竞争对手资料，我随便在百度上搜一下就能找到。更不要说这些所谓的“行业研究文章”，大多都是粗制滥造没有洞察的新闻稿。文章来源不靠谱，里面的观点也经不起推敲。
我们客户在这一行做了十几年，这种东西我都能看出来有问题，放在客户老板面前，一定会被怼回来。
这就是瞎忙。耗尽所有精力，却做了一件收益非常低的事情。
并且瞎忙的人还非常享受这种状态。可实际上这种“忙”没有目标，没有章法，没有逻辑，没有判断，就像一个无头苍蝇一样在黑暗里四处打转。
现实职场中，这种现象其实非常多。
瞎忙久了，会让人产生幻觉，觉得自己是个大忙人，什么事情都要兼顾，好不威风。这是典型的“过程思维”。
但老板脑子里永远是“结果思维”。他不会管你中间过程做了什么努力，他只会看最终产出的结果是否有价值。
忙了N个晚上做的方案，结果被客户打回来重做，就是没意义；
开了一天的会，结果什么解决方案都没有拿出来，就是浪费时间；
研究了几个月的问题，最后得出的结论和刚开始的时候一样，就是白忙活；
这就是为什么很多时候你觉得自己为公司忙前忙后，却得不到老板认可，也没有升职加薪。
因为在老板眼里，他给你提供时间、资源，还付你工资，结果你不但没有解决问题反而可能制造了一大堆问题出来。
这里的根源就在于，思考的时候没有框架体系，脑子还没捋清楚问题就开始下手。所以一碰到突发状况，就慌了手脚，忘了初心。
那么如何解决瞎忙的问题呢？下面分享3个实用心得，希望对大家有帮助：
a) 凡事先立目标，再看收益
我刚工作的时候有个毛病，用我老板的话说就是：
“做事情太散。”
明明一开始要找A问题的答案，弄着弄着却跑到了B问题那里去，过了几个小时又变成研究C问题。这样即使我忙一下午，都是在无关紧要的事情上浪费时间。
散漫没有章法，忙碌没有目标，这是许多职场新人都容易犯的毛病。
想要改正，在动手前就一定要牢记目标在哪里。然后所有努力都紧紧围绕目标来进行，不要让无关的事情牵扯自己太多精力。
比如做一段时间之后可以反思一下，我现在手上做的事情和我当初的目标一致吗？我是否偏离了既定的轨道？现在思考的这些东西，能否解决最重要的问题？
阶段性复盘，是给自己上闹钟的定时提醒。
第二步，想清楚付出努力后，能带来看得见的收益有哪些。
比如现在解决了这个问题，后面能顺水推舟解决哪些问题？攻克了这个难关，是否对别的难关也有重大启示？完成了这个任务，我能获得哪些具体技能和知识上的提升？
没有收益的事情，少去做。
比如收拾烂摊子，给别人做砸的事情擦屁股。做好了别人不见得感激你，做砸了十有八九怪你坏事。
短期收益的事情，频繁做。
比如接触一个全新的领域，接手一个全新的客户。新，意味着没有开荒，充满了机会，意味着只要做好一点点，都能成为你的标志性成就。
能产生蝴蝶效应的收益，坚持做。
比如公司大老板亲自带队做的案子，有潜力客户的试水项目。这种事情你往往看不到它目前的账面价值，但只要开了个好头，后面的收益会源源不断。
b) 给自己的工作规划“时间盒”
时间盒是一个形象的说法，意思是把工作进行分类，然后根据工作种类来规划各自需要花费的时间，最后用盒子的形式表现出来。
盒子的面积越大，该工作需要花费的时间越长；盒子的面积越小，花费的时间越短。
时间盒是一个非常方便的工作复盘方式。每天下班了，对照自己的时间盒就能评估出一天的工作效率和成果。
比如今天一共有5项工作要做，那么可以先预估出每项工作需要花费的时间，然后分别填写在各自的时间盒里（如下图）：
当其中一项或某几项工作发生变化，出现时间减少或增加的情况时，就可以相应地缩小或放大时间盒的面积，得到新的时间盒（如下图）：
以上图为例，工作A实际需要花费的时间只要2小时，所以你就额外获得了1小时的空闲时间，相应的，A工作的时间盒就进行缩小。
而工作C你发现做起来没那么简单，需要另外再投入半小时进去，因此可以放大C工作的时间盒。
一天结束后，对照着时间盒来复盘工作成果，就会非常直观。
你会知道哪些是需要花大力气攻关的工作，哪些是简单几步就能搞定的事情，进而优化自己的时间精力分配。
c) 保持同位思考
各位在日常工作中一定经常听到一个短语:
“On the same page.”
Same page, 就是大家的理解都在同一个层面，同一个水平线上，彼此之间不存在信息差。只有保持了同位思考，沟通才是最高效最顺畅的。
但事实往往不是如此。
很多时候让我们瞎忙穷忙的原因，就是大家的理解不在一个层面。你以为是这样，我以为是那样，他以为又是另外一个样子，所以做起事来各有各的方法，拼在一起时就会出现各种问题。
想要彻底解决它，就要在动手前抹平信息差，让大家的理解保持一致。
如何去做？最简单的方法，就是开“战前会议”。
开动工作前，把所有相关人员拉到一起，一次性沟通完全部的工作信息。让大家把所有问题都抛到桌面上，共同面对，一起解答。
比如我们每次做大项目前，项目负责人都会预先写一封邮件告诉全体人员项目的背景，挑战和目标。
每个人在看邮件的同时，也要列出自己对于项目相关的问题有哪些，然后在战前会议的时候专门拿出来讨论。
做策略的，做执行的，做资源协调的，做方案汇报的，做客户沟通的，各自的角色不同，会产生的问题肯定也不同。
只有所有人面对所有问题，才能抹平信息差。同时也让每个人对项目都有一个整体图景，这也能间接培养大家的全局观。
战前会议结束后，需要有一个人进行总结，用邮件把得到解答和未得到解答的问题罗列清楚，分发给所有参会人员。
唯有如此，所有人才会On the same page.
在开始工作后，再通过定期复盘和反思，让不清楚的问题慢慢都得到解决。
这样就避免了大家各自忙各自的，最后发现都是无用功。该方法我实践过无数次，亲测有效。
做到以上说的这三点，才是真正聪明的忙。
以上就是今天的文章，最后简单小结一下，如何避免瞎忙，成为真正的高手？
1. 凡事先立目标，再看收益；
2. 给自己的工作规划“时间盒”；
3. 保持同位思考；