三品图文档协同管理系统

• 电子资料集中存储构建企业知识库：强大的图文档标准化，规范化支撑平台，企业级的文控模板管理中心，从源头实现各种模板的统一，让文件管理井井有条。
• 严密的权限管理：保证图文档数据的有效共享与安全控制及保障正确的人获得正确的数据及相关操作
• 智能的版本管理及借用管理：让企业图纸版本出错率大幅下降，提高数据重用率，降低重复工作。
• 严谨的的图文档资料审批过程，通过标准化的图文档模板库，规范化文档编号及固化的流程审批，从而实现图文档标准化、规范化的产生与高效流转。
• 海量存储，集中管理企业所有的文件类知识资产；系统内文件永不丢失，历史文件随时查阅使用；积累知识，构建企业知识库，实现知识管理。

一 公司简介
哈尔滨广旺机电设备制造有限公司成立于2006年，位于黑龙江省哈尔滨市双城周家经济技术开发区，专业从事高速线材轧机和冶金机械设备的加工与制造。一贯秉承“艺精德广，旺企强国”的理念，将“技术创新，品质卓越”作为企业发展的核心竞争力，产品投放市场以来得到了市场的普遍认可，赢得了用户的青睐，在同行业中有着较高的声誉。
二 项目背景
广旺机电公司拥有一支专业的研发、设计、管理团队，集中了目前国内最高水平的顶交45度高速精轧机组研发工程的骨干力量，以研发为基石，每年在研发中投入大量人力、物力。公司发展日益壮大，公司图纸、技术文件量也大量增多。随着图纸资料数据的不断积累，图纸管理难度日益增大，不仅查询、保存不方便，信息传递与共享困难，而且容易造成图实不符、图纸版本不统一，甚至图纸毁损、丢失等严重问题。图纸、技术资料是公司的核心资料，更是公司的宝贵财富，为使公司图纸、技术资料进行统一标准化管理，公司选择了三品EDM图文档管理系统打造规范化文档管理平台。
三 应用成果
1图文档资料管理
广旺机电使用三品EDM作为整个企业图纸、技术文档的管理平台。企业规定只接受平台中的电子文档作为唯一有效的数据来源，并要求将分散到企业员工电脑中的各种有价值的电子文档规定期限必须整理到三品EDM中去，最终实现全企业图纸、文档资料的创建、审核、归档、发布得以集中管理，数据从诞生到销毁都纳入到企业的管理规范之中。
a按照ISO文件管理的要求，将各自种类型的文件模板、文件流程都固化到三品EDM中；
b将企业中各个部门的资料统一分类、集中管理，搜索速度提高了60％以上；
c各种资料走归档流程后会自动转移到设定的归档文件夹内，实现了文控管理的自动化；
d企业中所有已审核的图纸、技术资料都会在平台中发放，既减少了纸张的使用，也保证了数据的准确唯一。
2流程电子化与协同办公
构建整个广旺机电的协同办公平台。通过确立各种业务流程，企业能够规定流程中每一步骤的责任人与执行内容，可以规范员工的职责，明确职权责任，对于每个部门的负责人，可以很方便地对流程进行全局监控，实时了解流程的进度和处理情况。大大提高了企业整体办公效率。

公司简介
国家电投集团珠海横琴热电有限公司，位于广东省自由贸易试验区横琴片区，是国家电力投资集团公司全资子公司，于2008年3月注册成立，主要负责横琴岛多联供燃气能源站项目（以下简称“能源站”）的开发建设及运营管理工作。
文档管理需求
近几年，横琴热电快速发展，且随着机组数量的增多，较大程度上增加了设备管理部对于各机组及设备所有技术文件、档案记录、管理配套文件等资料的管理难度，结合现有管理模式、现状以及公司在设备管理上的新要求，主管领导在新形势下对设备管理部在文档管理上提出了新的要求与希望，主要有以下几点：
建立统一的资料库，管理各类技术文件、档案记录、管理配套文件等电子档文件，方便查找、参考与使用；文件、表单的编号能够规范管理，避免出错；对电子档文件的版本及历史纪录有效的管理，且电子档与纸质档要相互对应、真实有效，方便查看与追溯；参考生产管理的MIS系统，文件、业务的审批转到线上开展，提高效率、及时跟踪查看；文件资料的查阅、复制、修改、删除、打印、导出等操作没有更细致的控制手段，且操作行为没有完整记录。
应用效果
1）文件分类规范化、文件标准化
规范分类设备管理部各专业、班组的技术文件、档案记录、管理配套文件，并制定标准的文件模板及编号规则，提升了文件管理的标准化管理水平。
2）建立企业级图文档协同管理平台
建立统一的文档资料协同管理平台，搭建了设备管理部各专业、班组文件夹目录框架，各专业、班组规范管理各类文档资料，实现图文档数据集中、规范管理，方便共享、查找、使用与追溯。
3）文档资料权限管理
建立了一套细致的权限管理机制，规范管理各部门、专业、各班组用户在系统中对资料的查阅、复制、修改、新建、删除、打印、导出等权限，且实时记录各项操作记录，便于追溯查看。
4）规范各类业务流程，电子化审批、跟踪
规范定义各类文件、表单的审批流程，通过电子化的递推方式使任务分配、审核、审批自动进行，将业务信息和具体的文件相关联，从而使企业的业务流程、文件、信息流转更加方便快捷，进一步提高工作效率。
5）文件资料快速查找、使用
用户可以按条件在EDM系统中快速查找到需要的文档资料，快速查阅、参考、借用，业务效率大大提高。
6）文件版本有效管控
有效管理所有技术文件、档案记录、管理配套文件等电子档资料，文件在修改及变更后会在系统中产生新的版本/版次，即升版，历史版本可查询。