选择项目管理软件时应避免的三大错误
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2022-02-09 17:37
市场上有各种各样的项目管理软件。
但是，有许多竞争解决方案可供选择，这会造成混乱，并使项目经理和业务专业人员感到不知所措。选择错误的软件程序会导致一系列问题，例如减少通信流，报告，账单和整体生产率。基本上，选择错误的项目管理软件会增加犯下更大的，无法预料的错误的风险，从而使您的公司蒙受损失。
正确的软件选择很重要，可以从避免一些太常见的错误开始。如果您希望避免因选择不适合您的需求而导致的与选择项目管理软件相关的错误，那么下面的信息会有所帮助。
错误1：无法检查您的业务流程并将其与软件产品相匹配
就像任何类型的选择项目一样，首先要弄清楚您的需求是值得的。必须考虑项目是如何在公司内部形成的，包括通常涉及哪些团队以及他们需要什么以实现最佳协作。在当前如何管理项目以及可以使用改进方面，什么运作良好？（即，是否存在需求缺口？）许多项目经理应该在购买之前更加了解项目管理软件解决方案中通常包含的内容。他们可以通过花费更多时间预先分析项目管理软件程序来实现此目的。当您了解竞争解决方案所提供的内容时，请考虑一下这些功能如何适合您公司的需求。
如果您发现公司的项目管理方式与新项目管理软件解决方案所采用的方法之间并没有太多重叠，则值得考虑修改项目的管理方式，以充分利用所有软件的效率。这是因为许多专业软件产品旨在结合行业最佳实践。如果贵公司的项目管理实践在很长一段时间内保持不变，则有可能会遗漏一些已证明的最佳实践。然而，这并非总是如此。如果某些软件提供的功能似乎与您的公司的工作方式相匹配，而其他软件产品则不然，那么您显然需要寻找具有高度兼容性的功能。
关键是要在做出最终购买决定之前先进行全面的需求分析。通过分析，项目经理可以全面解决公司项目的需求。这包括：
- 评估组织如何与所有从事项目工作的人员进行沟通，包括内部和外部团队成员
- 考虑团队成员之间如何执行文件共享
- 分析公司如何跟踪资源，例如成本，材料和人力资源
- 确定需要准备的报告的类型和频率
基本上，项目经理应该对项目管理过程的每个步骤进行详细而彻底的分析。除了准确地跟踪项目外，他们还应考虑项目管理过程中涉及的所有方面，以制定出准确的需求清单。
错误2：选择全部解决方案
倾向于使用提供多种功能的项目管理软件解决方案是很诱人的。问题是拥有太多可能永远不会使用的功能可能会使学习曲线乃至软件实现过程不知所措，并使之复杂化。此错误会导致超支并导致工作人员未充分使用该系统。这主要是因为系统越复杂，员工使用该系统的难度就越大，从而增加了出错的机会。
如果您的长期项目跨越许多需要长期计划的部门，那么像Microsoft Project这样的大型系统可能是完美的。但是，如果您要纠缠的项目范围更小，持续时间更短，则可以考虑使用更轻便的应用程序，例如《Tita项目管理》。无论如何，在进行购买之前，应仔细考虑与软件相关的购买决策。请记住，软件程序的功能越多，购买和实施它的可能性就越大。如果其中许多功能是不必要的，那将浪费额外的费用。
有一种有效的方法可以最大程度地减少与选择具有全部功能的软件解决方案相关的风险。项目经理可以像创建具有优先需求的清单一样简单。按以下顺序创建优先功能列表：
- “必备”，意味着绝对必要的功能
- 不一定需要的功能列表
- 贵公司并非完全不需要的功能列表
以这种有组织的方式对需求进行优先排序将有助于您做出更明智的软件购买决策。
错误三：不提前计划
注意仅考虑解决当前问题的项目管理软件解决方案。在评估软件解决方案时，必须想象它会随着业务的增长而增长。换句话说，在初始评估阶段还应考虑长期考虑。项目经理应该寻找能够提供灵活性和可扩展解决方案之类的软件，这些软件既可以满足当前的近期需求，也可以满足其未来的预期需求。
可以支持您公司的发展计划的另一种方法是，随着公司的发展向您的软件添加功能，并需要更多的新员工许可证。从长远来看，在这方面没有提前计划的项目经理通常会导致他们的公司花更多的钱。
成功的企业是有利润的，这在大多数情况下都可以扩大规模。未能提前计划通常会导致更高的成本并降低产量。通过确保解决方案可以进行更新，升级和添加自定义功能来避免此错误。询问您正在考虑的软件工具是否具有处理将来可能出现的其他类型项目的灵活性。
如果您有兴趣减少与购买错误的项目管理软件有关的风险，那么必须为您的公司选择正确的软件解决方案，进行认真的关注，计划和周密的考虑。这包括不仅要仔细考虑公司的当前需求，而且还要考虑到由于增长而可以预期的未来需求。
最后，投入时间寻找合适的项目管理软件程序的项目经理和业务专业人员-意味着与他们的业务最兼容的软件将获得最佳的结果。他们将看到更加简化的信息和流程流，从而改善包括项目里程碑，跟踪，任务分配和报告在内的领域。