「开会」背后的思考-轻识

在加入飞书之前，我就对「飞阅会」这种新的会议形式有所耳闻，有人说，这是会议的最佳实践。当我加入飞书，亲自体验了「飞阅会」之后，我对于「开会」这件事有了更丰富的认识。

因为它跟我之前参与的会议形式不一样，当我们能够体验一个事物的不同面貌时，这对于我们更好地认识事物本质是有帮助的。

就像我们看到了不同的风景和人，我们就会对这个世界有更多接近本质的认识。

这不是一篇「飞阅会」的布道文，我也不会说因为自己在飞书工作，就要去推广这种形式。我只是想通过关于「开会」的思考与讨论，给到每天深陷会议日程的你一些不一样的启发。

一

我想聊的第一个话题，是低效会议的危害。

我觉得有一个共识是可以明确的：低效会议，无论是对于组织，还是对于个人，都是一个消耗大于收益的过程。

当我们开了那么多的会议之后，再回过头来想想，开会对于组织的价值，在于通过实时的沟通和协作，确保某些共识被达成。

而这些共识，是当下组织向前发展的助推剂。

低效会议的第一大危害，来自不需要通过开会解决的问题，我称之为「无必要会」。

我们可以问自己，如果一件事不通过开会解决，是不是就找不到更优的解决方案了。带着这个反思，我们会发现产品需求评审是需要开会的，因为协作的角色太多了，实时沟通效率是最高的。但审批这样的事情就没有必要通过开会解决，因为它是一个流程，实时性不太适用于流程。

「无必要会」只要一开，组织效率必然就降低了。长此以往，会养成「会议依赖」，所有问题都要开个会，不开会就没有办法做事儿了。

低效会议的第二大危害是组织成本骤增。

会议是有成本公式的。一个会议的成本 = 参会者的人数 * 参会者的平均时薪 * 会议时间。参与者的级别越高，会议成本越高。

当一个人工作效率降低的时候，组织成本浪费 = 这个人成本的下降，但低效会议的成本跟参会人数直接挂钩。仔细想想，这是有倍增效应在里面的，非常可怕。

最后是情绪危害。

大部分人都希望自己付出的时间能够换来同等价值的回报，但低效会议索取了你的时间，却没有给你回报，在成就感上大打折扣。

更可怕的是，你需要做的事情并不会变少，时间用来开会了，剩下的事情就要通过加班完成，一直这样下去，不仅体力和精力消耗巨大，你整体工作的能效水平都会被拖到极低，你会越来越讨厌这样的状态，直至影响你的工作状态。

谁都想要事半功倍，时间永远是最宝贵的。

二

那高效会议都是什么样的呢。

我将「会议」这件事抽象出三个环节，通过对环节的逐个分析，我们就能清楚地了解高效会议是怎样的。

会议本质上是一个「针对问题讨论共识，并为执行做好准备」的过程。

在执行过程中，又会出现更多的问题，于是又需要开会，讨论，执行。在这样的循环中，组织目标被逐渐实现。

高效会议必备三个条件：

1、问题是真问题

2、有相关的共识

3、共识可以解决问题

问题是真问题——

这个条件是最难发现的。如果我们开会讨论的问题是一个不值得被讨论的问题，那所有的投入都是浪费，唯一的价值就是发现：这个问题原来不值得被讨论。

是真问题还是假问题，是需要在开会前被解决的。在这里我想引入一个我自己的观点：

开会看起来是过程，但本质上是结果。

「今年增长30%的目标如何达成」，「这个项目失败的原因到底是什么」这些平时司空见惯的会议议题，暗含了一个前提是：这些问题都是值得被讨论的。

「增长30%的目标是合理的目标么」，「这个项目真的是失败的么」，这样的验证性思考，需要在会议前完成，并且给出结论：是的，他们确实是真问题，值得被讨论。

你可能经历过，会议讨论了半天，发现这个问题根本就不存在，那为什么会被拿来讨论呢？因为老板说了，老板提了，所以直接开会讨论，这就是将会议当作过程，而不是结果。真正高效的做法应该是，老板说了，得有人去想：这个问题，需要开会讨论么？

有相关的共识——

达成共识依赖于会议组织与控场的艺术。

毕竟参与者是带有观点和情绪的人，不是机器，因此在遇到争执、分歧、沉默和预料之外的情况时，如何在有限的时间内拿到共识，确实是一门艺术。

在我的组织经验里，达成共识的最好方法，是重复和确认。

不断重复目前已经拿到的结论，并且跟所有人确认。你要让大家知道，你对于共识这件事特别在乎。只有你特别在乎，你才更有可能拿到你想要的结果。

是否有相关的共识，决定于一场会议中，到底有多少时间是在讨论会议制定的议题。

我们经常会说着说着就讨论偏了，「偏题」最常见于两种情况：

1、对不重要的问题做过多讨论；

2、对发散议题做讨论。

不管是哪种，会议组织者都要时刻确保当前的讨论内容，是用来解决会议问题的。

这是一根要时刻把控的弦。

共识可以解决问题——

第三个条件，乍一看是会议决定的，毕竟会议结束后，共识已经确定了，能不能解决问题，也就已经确定了。但事实上，「共识可以解决问题」，重点往往不在于「可以」，而在于「解决」。

开会不会解决任何问题，开会后的执行才能解决问题；共识能不能解决问题，重点在于共识中的结论有没有推进到执行环节。

我猜测，这是绝大多数组织的薄弱环节。

为了解决这个问题，很多组织引入任务的概念，将会议形成的todo，转化成任务，分配到人。但落定过程中我们会发现，会议一多，人一多，每个人跟进任务的效果相差巨大。靠谱一点的，今日事今日毕，不靠谱的，拖一天是一天。

这又是一个组织管理的艺术，但我想说的是，谁最关心谁就应该追到底，制度跟不上的时候，努力来凑。不停地跟，不停地push，一定会很累很委屈，但这是你职业素质的体现。

三

最后聊聊「飞阅会」。

无论关于「飞阅会」的讨论是怎样的，「飞阅会」已经成为了飞书团队内部开会的主流形式，至少我入职后所有的会议都是基于「飞阅会」完成的。

它的形式其实很简单：

1、会议开始后，大家先默读组织者发出的文档

2、在这段默读期间，如果对自己关心的部分有任何问题，都可以在文档中发表评论

3、默读结束后，依次过文档的评论，并形成会议结论

4、会议结束

在一场「飞阅会」中，文档代替了语言，起到了传达会议主要内容的作用。而观点的碰撞，以评论的方式呈现出来，对于评论的讨论，就是对会议核心内容的讨论。

那「飞阅会」真的能提高效率么，它的局限性又在哪里呢？

对照高效会议的三个条件（1、问题是真问题；2、有相关的共识；3、共识可以解决问题）我们会发现：

「飞阅会」中的会议文档，起到了承载「问题」、「共识」、「行动」等核心环节的作用。

文档的背景里，你需要写清楚问题；评论的形式，最大程度保障大家的讨论与问题本身是相关的；后续的「行动」，有了文档作为参考。

事实上，「飞阅会」通过更充分的准备工作，让会议中讨论内容的范围聚焦在一个相对集中的范围内，这是「飞阅会」提效的主要原因。

因此，有明确讨论主题的会议更适合用「飞阅会」，而主题更发散的会议，比如务虚会、脑爆会，其实是不太适合用「飞阅会」的。因为对于需要创意和发散的会议来说，文档越详细，其对思维的限制作用反而越大。

但工具毕竟只是工具，「飞阅会」作为一种更新颖的会议形式，也只是提供了一种会议的组织方式，一场会议是高效的还是低效的，本质上还是取决于会议组织者的准备工作做得到底如何。

即便是「飞阅会」，一旦会议文档写得不好，可能更多的评论也是于事无补的，甚至起到了「偏题」的相反作用。

因此对于一些企业来说，是按传统方式开会，还是开「飞阅会」，我认为并不是关键。更重要的是树立一种意识：开会是准备的结果，是行动的开始。

所以，早点准备，充分准备，才是不变的道理。作为会议组织者，准备得再充分，也可能会碰上突发事件，从而影响开会效率。

但不做准备，你很可能会陷入低效会议的泥潭。

还是那句话，只有你特别在乎，你才更有可能拿到你想要的结果。

完

声明：本文的思考仅代表作者个人观点。