选型宝访谈：上市公司美女CIO亲身讲述BPM系统选型历程

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主持人

殷勇  选型宝创始人&CEO

 

嘉 宾

金春姬 东方中科 CIO

写在前面

在历来由男性主导的CIO群体中，东方中科的美女CIO金春姬堪称一个“另类”。

她是热爱生活、热爱运动的美女，更是不折不扣的优秀CIO，曾带领东方中科IT团队多次上榜《商业科技100强》，并多次获得中美CIO峰会“中国年度CIO”、中国信息产业发展研究院“年度CIO”等荣誉。

早在2009年，金总就开始推动BPM系统在东方中科的应用，并一步步带领东方中科走上了流程驱动创新之路。

金总也是选型宝社区用户之一，在我们的印象中，她热情豪爽，认真严谨，刚柔并济……正是由于她的热心引荐，才有了这次精彩的选型直播访谈。就让我们一起来听，这位CIO世界的女中豪杰，亲身讲述BPM系统的选型故事吧。

殷勇

今天的选型直播，我们请来了第一位美女CIO，她就是东方中科的CIO金春姬金总。请金总介绍一下，“东方中科”是一家什么样的企业？主要做哪些产品或服务？

金春姬

北京东方中科集成科技股份有限公司是在中关村科技园区注册的高新技术企业，于2000年由中国科学院东方科仪控股集团有限公司发起设立，在各位股东和有关政府部门的大力支持下，经过十六年蓬勃发展，于2016年11月成功在深圳证券交易所A股上市，股票代码：002819。至此，东方中科跨入了一个新的发展阶段。

东方中科是国内少数能够全面提供仪器销售、租赁、系统集成及相关技术服务的综合服务商。我们创立了一种“业务+产品+服务”的综合服务模式，这种模式已经成为行业内领先的商业模式。在测试仪器租赁业务方面，东方中科是国内的先行者之一。我们先将资产采购进来，然后再面向不同的客户，进行分时租赁。通过以上的各种方式，东方中科可以为用户提供全方位的服务。

殷勇

你们是从什么时候开始考虑引入BPM的？是哪些因素让您决定上BPM系统？

金春姬

最早在2009年的时候，我就曾经提过，用BPM来梳理公司的流程，但当时因为种种原因，这个项目没有上线。后来，我们的租赁业务快速发展，原有的SAP系统已经无法满足业务需求了。虽然公司当时也有CRM，但租赁业务的CRM和销售业务的CRM完全不一样，这时，就需要有一个系统来支撑租赁业务，这是引入BPM的一个契机。

当时我们还尝试了一个办法，就是向我们的一个股东租赁了一套资产管理的软件，但这个软件一是价格比较贵，二是使用不方便，这就使我们更加迫切地希望有一个新平台，然后用这个新平台来支撑我们快速发展的新业务。在这样的背景下，我们进行了一次BPM系统的选型。

殷勇

您觉得，什么样的企业，或企业发展到哪个阶段，就应该考虑用BPM系统来解决业务问题了呢？

金春姬

我觉得，如果一个企业度过了创业期，需要通过制度和流程，比较规范化地去管理的时候，就可以考虑引入流程管理，也就是BPM系统了。尤其是，如果你的业务比较复杂，或跨部门的东西比较多，这个时候就更应该考虑引入BPM系统了。

殷勇

接下来还有一个很多CIO都比较关心的问题，就是BPM和OA的区别是什么？

金春姬

我们在选型的海选阶段，对比较有名OA厂商和BPM厂商都做了考察。我们也做了一个对比分析，就是OA和BPM到底有什么区别？我们觉得，OA和BPM的区别主要体现在以下几个方面：

首先，从平台化的角度来说， OA是产品型的，它可以预置很多内容，比如考勤、发文等等。但是，BPM几乎是没有任何功能，你需要根据你的业务来定制，它是平台化的产品。

另外一点就是集成性上的差异。至少在当年我们考察的时候， OA相对来说集成性是比较差的，它很少愿意去开放一个集成的接口，或者说，如果你想做一些集成方面的定制开发，厂商一般是不支持的。但平台化的BPM就不一样了，它会把接口开放给你，你想怎么开发就怎么开发。

再有一点，就是后期的扩展能力不同。比方OA系统，上线时它的功能已经够用了，但公司业务发展之后，就可能需要增加新功能了，这时，你想再去插板，相对来说就比较难，或者说，你只能依赖厂家来做扩展。但对于BPM来讲,你可以根据你的业务需求，灵活地进行定制开发。

殷勇

我想了解一下，您在选择BPM系统的时候，都有哪些考察的维度或关注的角度？

金春姬

在不同的考察阶段，我们的关注点是不一样的。对海选来讲，功能肯定是放在第一位的。在这个阶段，我们更关心产品的功能是否能满足我们的要求。

对于功能需求，我的边界很清晰，知道需要哪些功能，要达到什么样的目标。

通过产品功能的匹配，海选阶段基本上就可以筛选出几家了。这样的话，就可以让剩下的几家去PK了。在PK阶段，功能打分的占比就比较低了，因为留下来的，基本都是功能符合要求的。

这时，我们会把打分的重点放在哪呢？第一个就是灵活性和自定义的能力，第二个就是后期维护的工作量。在价格方面，我们是按照5年的周期来核算的，要考察基于未来5年总投资的性价比。再有一点，就是考察供应商本身的实力。还有一些非常重要的，比如厂商的成功案例和样板客户，以及它的实施团队的技术力量等。

在招标的时候，我们会要求厂商：你今天来讲的这个人，未来必须是负责我们项目的经理。我们坚持这一点，是为了保证后续实施工作的质量。

功能匹配度、灵活性和自定义能力、后期维护的难易程度、以5年为核算周期的性能价格比、供应商实力和后续实施保障，这些就是我们选择BPM供应商的主要考察维度。

殷勇

那么，易正FlowPortal这个产品的那些特性打动了你，让你最终决定用它？

金春姬

我们当时考察的供应商大概有20多家，包括炎黄盈动、泛微、易正、K2、普元、用友致远等，初选以后，留下了K2、易正和普元这三家。然后，我们对这三家的客户进行了走访，比如九阳电子、金山软件、红星美凯龙，其中也包括易正的客户，像喜之郎，默沙东等。这些客户给了我们很多提醒和帮助，比如说，某个产品在使用中会遇到哪些问题、在实施中要规避什么风险等等，这些反馈非常值得借鉴，我们也非常重视。

在综合考察之后，我们为什么选择了易正呢？首先，我们认为它比较适合我们公司当时那个阶段的实际情况。相对来讲，易正的产品体量不是特别大，和K2比较，它是一个轻量级的产品，维护起来也相对比较容易。在当时，我们一个开发人员都没有，这就要求产品开发的工作量不能太大，这是我们选择易正的关键因素之一。

还有一点，也是我们相当看重的，那就是它的集成能力。根据我们当时的业务情况，BPM需要与SAP做集成， 而我们走访的一个易正客户，正好做过SAP集成，和我们的情况比较相似。易正FlowPortal的集成性，可以满足我们的需求。

再有一个，就是易正FlowPortal的表单开发比较直观，对开发人员的能力要求不是很高，基本上，只要做一个比较简单的流程开发培训，就可以很快上手了。另外，相对来讲，易正BPM的性价比比较高。

殷勇

整个选型的过程，大概经历了多长时间？

金春姬

我们前期陆陆续续做了很多积累，从正式选型开始，大约用了9个月的时间。在这段时间里，前面的工作比较松散，真正集中选型，大概有3个多月的时间。

当时，我们对公司的IT架构做了一个分析和判断，认为BPM将在SAP之外，承担非常重要的角色。现在，我们整个的业务流程基本上陆陆续续都搬到了BPM上，所以，我们目前只保留了三个信息系统： SAP、BPM、以及一个基于SaaS的CRM。

因为BPM平台未来将是我们非常重要的一个业务系统，所以，我们选型非常慎重。

殷勇

易正FlowPortal软件由哪几部分构成？它们之间的协作关系是什么样的？

金春姬

我们目前使用的版本，主要包括了后台管理和前台操作两部分。在后台，可以维护公司的组织结构，可以画流程、做表单等等。后台配置好之后，前台通过浏览器，就可以使用流程了。软件功能很强大，但操作起来比较简单。

殷勇

我们知道，易正的产品里有一个BPA，也就是业务流程梳理平台，它和BPM是什么关系呢？

金春姬

我们上线BPM的时候，这个BPA平台还并没有，它是近期发布的。我从厂商这边了解到，BPA是一个流程梳理工具，可以帮助企业梳理和构建流程战略体系，能生成战略流程图、流程报告等。这个BPA平台，我还没有试用，但是我很感兴趣。

殷勇

选型完成之后，接下来的实施部署大概用了多长时间？具体过程是怎样的呢？

金春姬

我们第一期上了两个模块，一个是人事模块，一个租赁业务模块。因为BPM需要定义组织结构，所以我们就先上了人事模块。在第一期，除了薪酬和考核，我们把和人有关的流程都做进了BPM里，包括入职、转正、合同管理、员工管理等，上这个人事模块大概用了不到6个月的时间。

租赁是我们的一个创新业务，相对比较复杂，这个模块大概用了18个月的时间，其中，开发用了12个月，之后又用了几个月来优化。经过优化的租赁模块，覆盖了询报价、预订、合同管理、物流、库存等整个业务生命周期的管理。

殷勇

你们的易正FlowPortal BPM系统，现在和CRM之间有没有什么关联？

金春姬

有。我们的销售业务，现在是用一个基于SaaS的CRM平台做销售机会的管理。业务人员在准备签合同的时候，需要在BPM系统中发起一个审批流程，发起这个流程的时候，BPM要从CRM中获取销售机会的数据。我们设计了一个节点，对销售机会数据的录入做了强制性要求，也就是说，你如果没有销售机会，就不能直接去做合同审批。这样的话，也会促使业务员认真全面地在CRM中录入各类信息。

殷勇

大家知道，现在智能手机越来越普及，那么易正FlowPortal在支持移动化方面表现怎么样呢？

金春姬

易正有一个手机APP，名字叫iAnywhere。通过它，可以对配置好的流程进行节点审批。对于报销、外出、加班申请等简单流程，可以用手机随时点。对于复杂或重要的流程，我们的做法是先进行远程电话联系，沟通确认后，再用手机点，这样既方便，又安全。

殷勇

您能不能通过1-2个典型案例，介绍一下易正FlowPortal的使用体验？

金春姬

那就举一个我们合同审批的例子吧。我们的合同审批，相对来讲，节点比较多，情况比较复杂。不同的业务，要找不同的人来审批；不同的利润，可能也要找不同的人审批，比如说利润低了，可能就需要更高级别的领导来批，如此等等，光描述这些规则，就需要5-6页A4纸。过去，我们是靠助理来完成这项工作的，很容易产生疏漏，助理的工作压力也非常大。

有了易正FlowPortal BPM平台之后，这些规则就可以预先定义在BPM系统里，业务员在申请合同审批的时候，也可以依据表单，直接从SAP获取信息，比如应收账款、产品库存、采购成本等，非常方便。

BPM系统可以帮助我们沉淀业务流程中有价值的东西，减少学习和培训的成本，提高自动化水平，减少疏漏，提高效率。

殷勇

以您个人的观点， BPM系统的核心价值是什么？它能为企业带来哪些收益？这些收益能否被量化？

金春姬

去年年底的时候，我们针对BPM系统的使用者，做了一个内部调研，大家的反响比较热烈。就BPM系统核心价值这个问题，大家的反馈集中在三点：第一个是高效，不同岗位的员工，大家都觉得效率提高得特别多。第二个是规范，它会避免由于人的行为习惯不同而带来的差异。第三个就是减少疏漏。过去人工处理时，可能会有漏批、漏付等情况，有了新系统以后，可以非常方便地将疏漏筛查出来。

刚才你提到，BPM为企业带来哪些收益？我觉得效率提高、成本降低，这就是企业的一种收益。今年，我们对后台人员做了一定程度的整合，裁撤了一些人员，但我们的销售业绩和去年同期相比，是有提高的。重组以后，每个人可以支撑更多的业务了，从这个角度来说，BPM系统所带来的收益，也是完全可以被量化的。

殷勇

易正FlowPortal上线之后，有没有出现过业务流程发生变化的情况？易正BPM能否很好地应对这种变化呢？

金春姬

我讲一个租赁业务的例子吧。当时，经过一段时间的精心筹备，租赁业务即将进行数据初始化，并准备要上线了。就在上线之前，因为恰逢新年，它的组织结构和流程都变了！这时，我们马上做了相应的一些调整，改起来相对来讲还是比较快的。

我们公司每年年底都会对组织结构做出调整，那么，通常在春节前，我们会集中用一个下午的时间来调整系统，根据人员变化，重新定义角色，这个过程还是非常快的。只要业务流程不发生颠覆性的变化，系统的调整都是非常快捷方便的。

殷勇

以您个人的经验来看，在整个BPM系统的选型和实施过程中，还有哪些可能存在的误区或风险？

金春姬

我们当时在项目计划书里，大概整理了十几个风险点。我们认为比较重要的有这几点：一是需求的边界要清晰，不能做着做着就出边界了，这是风险最高的地方。所以，我们对需求变更会做一个比较严格的把控和审核。对CIO来说，这是一种挑战，需要把技术和艺术结合起来，做好内外和外部的沟通，避免或解决一些冲突。

另一个比较大的风险，就是人力资源的保障。在项目实施的过程中，经常会有人员流失、人员更替的情况发生，有人可能会因为工作比较忙，没时间去跟你做项目，这些都是可能影响项目质量的风险。依我个人的经验，要减少这方面的风险，必须做好项目规划，要达成一个共识，要获得公司的支持，要获得相关领导的认可。

还有很重要的一点，那就是供应商的长期存活能力。我们是要长期发展的，我们希望系统供应商也能提供长期的支持，别做完项目，供应商就不在了。为了应对这个风险，除了加强对厂商的考察，我们也会特别重视文档的规范化和知识沉淀，尽量减少对特定厂商的依赖。

清晰定义需求边界、争取公司内部支持、着重考察厂商的持续支持能力，这是我提醒各位同行，在BPM系统选型时要特别注意的几个地方。

殷勇

谢谢金总的分享。