【微软】企业以简驭繁致胜宝典-不确定环境下企业“降本增效”战略重塑白皮书-轻识

在过去几年疫情的冲击与持续的影响下，全球的市场和经济大环境已经发生了翻天覆地的变化，这些变化为企业带来了三大挑战：

第一，劳动力转型。员工对企业的期待发生巨大变化，从疫情开始的“被迫远程办公”到“主动寻求混合办公模式”，员工期待企业创造更加灵活、平等和包容的工作环境，同时，员工更加需要企业提供正确的工具和相关技能培训来保证他们在任何地点都可以高效开展工作。

第二，经济大环境不确定。一方面，全球的经济大环境仍然在快速变化并充满着不确定性，另外一方面，企业管理者需要面对资源紧张甚至减少的局面。这意味着，管理者需要在驱动业务增长的同时思考如何降低成本与提升效率。

第三，社会压力。经过过去几年的动荡，“信任”变得比以往更为重要。企业需要找到的、值得信任的技术供应商要不仅能保障企业敏感数据和关键业务系统安全合规，而且能与企业未来的发展战略方向保持高度一致，作为商业合作伙伴支持企业的长期稳健增长。

以上这些全新的挑战毫无疑问为企业的管理者在制定“降本增效”战略时提出了更高的要求，那就是一定需要以员工为核心、需要用更少的资源创造更大的商业价值、需要选择更加值得信赖的长期合作伙伴，只有兼顾到这些要素，企业才能够真正做到运筹帷幄，决胜千里。

“降本增效”

取得成功的前提和基础

全面评估“看得见”和“看不见”的各项成本

“看得见”的各项成本

企业财务报告中体现的常见 IT 支出

01 IT 硬件成本

采购成本：很多本地或者混合部署的企业通常要采购各种硬件来支持业务需求，比如，通过使用多台服务器来构建灾备方案，从而防止某台服务器宕机导致业务中断，但这也会带来低峰期大量服务器资源闲置、资源利用率低等问题。

更新成本：企业需要不断增加及更新硬件设备投入以满足业务增长需求，比如，需要不断增加内存以及新的存储设备来处理快速增长的海量数据。

设备折旧成本：企业需要根据不同硬件设备的生命周期来计算折旧成本，并且及时更新老旧设备以保障业务的稳定运营。

02 IT 软件成本

除了硬件投入，企业还需要各种软件来支持业务需求，这就带来了各种软件授权及订阅费用，常见的费用包括操作系统、办公软件、邮件系统、会议系统、文档管理系统以及OA、财务等等。

伴随着数字化工具的丰富，企业往往需要面对数量繁多、规模大小不一的各种软件供应商，这就为企业额外带来了管理复杂、数据安全等新问题。

03 IT 员工雇佣成本

企业围绕 IT 系统建设和运行维护投入的人力资源费用，包括系统研发、测试和运维的人力成本、管理人员成本及外包人员成本等等，这部分费用已经成为企业除了软硬件设备之外最大的支出。

随着数字化转型的加速，IT 员工除了要做好以往的系统运维等工作，还需要应对快速增长的业务需求，这就要求 IT 能够不断提升工作效率和生产力，比如，通过使用自动化部署和自助服务机器人来减少对重复性工作的投入时间并提升问题的响应和解决速度。

“看不见”的各项成本

1.企业 IT 管理和运营维护的各项成本

01 冗余的第三方解决方案和硬件

企业由于很多历史原因往往会采购大量的第三方软硬件和方案，比如端点和云安全和管理、基础设备、SSO 解决方案、业务电话系统、分析软件等等，但是随着时间的推移和新技术的出现，这些方案往往有很大的优化空间，通过合理规划，就可以带来成本的显著下降。

02 管理和支持新软件所需的资源成本

随着数字化技术的广泛应用，企业需要频繁的部署和更新各种应用，而每增加一套新系统或新应用都需要 IT 人员进行开发、部署以及稳定性、兼容性和功能性的全面测试。这就需要企业的 IT 部门能够不断的提升应用的管理和支持能力，比如通过使用自动化和智能化的技术，来大幅减少投入在这方面的时间和精力。

03 用户“增删改查”所需的时间成本

日益增多的系统和应用很多时候都形成一个个新的数据孤岛，无法打通，IT 通常需要在每个系统中单独开通帐户、进行权限设置、更新员工帐户密码，删除离职员工帐户等操作，帐户维护成本高。例如，仅仅是安装一台新笔记本电脑就所需大约平均 6 小时的时间。

04 业务扩张带来的 IT 运维成本

当业务扩展到外地或海外，IT 人员需要分出一部分精力来应对当地业务，保证业务正常运转，并且伴随着业务的快速增长或者变化，这种支持所花费的时间成本会越来越高。

05 软硬件故障排查维护成本

硬件设备维护一般包括服务器及网络设备运行状态监控、硬件更新等，软件维护则包括对各种业务应用如网站、邮件、OA 系统等进行流程变更和性能优化以及对多业务系统定期进行数据备份，从而做到及时发现故障并排查问题。Forrester 研究表明，平均每次软件故障排除至少会花费 IT 人员和终端用户 30 分钟的时间。

06 IT 知识的学习和培训成本

为顺应多样化的业务需求，企业会不断加大对于平台和应用的投资，同时也改变了终端用户的不同使用习惯。新应用的加入、软件的更新迭代、多平台的切换使用，都不可避免的伴随着 IT 培训，从而确保 IT人员能够及时了解新应用的管理方法以及终端用户能够掌握新应用的使用方式。数据表明，平均每次 IT 培训需至少花费参与培训的员工 3 个小时。

2. 低效的用户生产力导致的时间成本

01 使用多平台或多应用时频繁切换的时间成本

数字化工具数量的增多使用户需要不停的在多业务系统间（邮件系统、信息沟通平台、文档管理系统、会议系统、企业网盘、OA系统等）频繁切换，从而造成了时间的浪费。Forrester 报告显示，平均每个终端用户每周浪费在切换平台上的时间可高达 48 分钟。

02 用户使用新终端和新应用前等待配置的时间成本

当 IT 为员工安装配置新电脑或者新应用时，员工往往只能选择等待，这种等待有时可长达数小时。而企业的组织规模越大，与之对应的等待时间成本就会越高，成为企业不可忽视的问题。

03 碎片化信息的沟通时间成本

数字协作工具的碎片化会带来信息沟通的碎片化，而即时消息的随意性也会让员工随时随地处于被动响应的状态，而无法聚焦在最重要的事情或者合理分配事情的优先级，这样的“碎片化协作”为整个企业的生产力提升埋下了隐患。

04 由于员工流动带来的入职成本

人员流动会从多方面对公司产生负面影响，如客户服务中断、员工士气低落、公司利润下降等，会对公司收入产生长期影响。招聘和培训新的团队成员需要投入更多的时间和资源，而且，当企业没有足够的手段进行有效的知识管理，搭建足够的隐形知识平台时，这种资源和时间的投入会指数级增加。

05 通过灵活办公可节约的办公室空间租赁成本

一方面，数据统计表明，大多数公司的办公室都有 26% 或更多的闲置工位；另外一方面，数字化沟通协作让更加灵活的“混合办公”成为趋势。企业通过更好的采取线上线下结合的混合办公模式，不仅可以更好的顺应新的工作模式，还可以立竿见影的节约出一笔不菲的办公室租赁成本。

06 通过更高效的远程会议可节约的差旅成本

疫情期间，视频会议和远程协作的快速普及显著降低了企业的商务旅行成本，同时也让很多企业意识到，通过高效安全的数字化工具，即使到了后疫情时期，企业仍然可以通过合理的采取远程沟通与协作策略，减少不必要的商务旅行，持续降低差旅成本。

3. 企业运营过程中的安全合规成本

01 多平台应用带来的安全挑战和潜在风险

大多数企业都会使用多家软件服务商提供的产品和方案，而企业使用的服务商越多，意味着保证安全策略的一致性的难度和复杂度就越大，因为多云和多平台环境的复杂性可能会造成更多的安全漏洞，从而给无孔不入的黑客留下了可乘之机。

02 潜在的安全漏洞带来的经济损失

不同版本的软硬件设备、不同系统以及不同的设置条件，都会存在不同的安全漏洞，这些潜在的安全漏洞将会对软件本身和其应用系统产生严重的信息安全威胁，造成巨大的经济损失。

03 网络钓鱼带来的经济损失

网络钓鱼电子邮件是黑客向个人和组织传递勒索软件的最常见的攻击方法或载体。除了勒索本身给企业带来的经济损失，员工生产力损失也越来越不可忽视，数据统计，员工生产力因为钓鱼勒索而遭受的损失已经从2015 年的平均 180 万美元大幅增加到 2021年的 320 万美元。

04 IT 人员补救漏洞的时间成本

在发现漏洞后，过去常见的“补漏洞”解决方案除了费时费力之外，还很难提供全面的可见性和端到端的自我修复能力，从而无法从根本上有效的抵御当今复杂的攻击手段和大量的网络威胁，也无法准确评估这些威胁对数据的影响并制定有效的补救时间表。

05 企业安全咨询成本

企业如果缺少完整的安全策略，往往需要选择专业的安全咨询团队提供相关服务，如安全战略与规划、合规与审计、安全策略评估与开发、测试、应急响应等等，而这些投入也会成为一笔不菲的支出。

06数据违规或监管处罚成本

面对不同国家和地区的复杂多样的合规要求，企业需要掌握并应对跨地域不断变化的行业标准，向独立第三方审计人员提交自我评估并持有在各个国家区域信息合规的重要证书。企业如果没有做好相关的能力建设，当合规问题发生时，不仅要花费大量时间精力来处理，更有可能面临高额处罚的风险。

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