人工智能 RPA 机器人助力采购部门数字化

从本质上来讲，采购业务主要建立在人性关系业务之上。任何采购部门的成功，很大程度上依赖于建立在人与人之间的关系。

尽管如此，许多采购人员无法把时间用在人性化方面工作。因为数据收集、报告、交易活动、紧急情况等都是耗费宝贵时间的工作。这个问题并不是新问题，并且这些问题是驱动采购部门不断进步的主要推动力，由于都是重复率极高的工作，所以这些是可以由 RPA 自动化流程来完成。

RPA 作为新兴技术已经开始应用于采购领域，并且已经被众多全球跨国大公司所应用，得到的反馈也是相当的不错。

在使用 RPA 之前，我们先来看看 RPA 的工作原理是什么，它是如何使得采购工作变得更加高效的！

RPA 的典型好处：

• 提高资源的利用效率
• 通过减少错误，提高数据信息的一致性和合理性
• 从系统 / IT 角度来看，RPA 是打破数据孤岛的宝贵的解决方案。它避免了与更换现有系统或创建接口相关的成本（投资，变更管理）和风险。RPA 解决方案应用于现有基础架构之上，只需模拟用户操作即可从系统“A”获取数据并将其置于系统“B”中。

RPA 的局限性：

RPA 只可以执行一个实例。如果源或目标系统发生变化，它将停止正常工作

它需要深度的编程支持，以确保解决 RPA 运行时遇到的各种特殊情况。如果考虑的规则过于肤浅，RPA 会让工作变得更坏，它会产生更多问题，因为它在执行规则时非常一致。如果某些东西关闭，将不断重复相同的错误出于同样的原因，在实施 RPA 之前确保流程运行良好至关重要。

RPA 特别适用于运营和交易采购，因为这些区域的特点是无数的手工操作。下面这套完整的流程将很好的解释 RPA 是如何工作的：

• 发票处理：iBot 通过使用 RPA 和 NLP( 光学字符识别 + 自然语言解析）的组合，可以大大减少从发票中提取基本信息并执行 m-way 匹配的工作量和周期时间
• RFx 准备：与数据收集相关的任务（来自 ERP 的数量，来自 PLM 的规范或其他文件共享系统等）甚至可以通过使用 RPA 简化 RFX 的起草。
• 供应商信息录入：RPA 可以通过抓取网络或其他数据源自动获取更多供应商数据信息，以便自动录入供应商所有信息。
• 数据映射和重复数据删除：通过规范化数据（拼写错误，格式化等）并确保遵守命名 / 类型约定，RPA 可以成为主数据管理（MDM）的重要提供者。
• 供应商评级：这是一项需要全面收集数据的活动。可利用 RPA 从各种来源收集数据，并将信息整合到一个系统中，用于筛选供应商和业务审查
• 合同分析：RPA 可以抓取文件共享系统，网络磁盘甚至电子邮件，它可以提取关键术语并将其作为元数据存储在合同管理解决方案中。

RPA 与其他技术相结合，是连接孤岛的有效方式（从数据的角度来看）以节省宝贵的时间，让采购部门有更多的精力，可以更专注于人性化工作。

最重要的是，采购部门可以从实施 RPA 中获得巨大的收益，因为它执行收集数据工作是永无休止的，不会让采购部门错过每一条重要的信息。