洛阳市档案管理规定

第一章  总 则

第一条 为有效保护和利用档案，加强档案管理，根据《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）、《中华人民共和国档案法实施办法》（以下简称《实施办法》）和《河南省档案管理条例》（以下简称《条例》），结合本市实际，制定本规定。

第二条 本市行政区域内的机关、团体、企事业单位和其他组织及公民，均应当遵守档案管理法律、法规和本规定，履行保护档案的义务。

第三条 市、县（市、区）人民政府应当把档案事业建设列入国民经济和社会发展计划，按照国家规定建立健全档案机构、确定编制、配齐人员、建设档案馆库等设施，将档案事业和重点档案保护、抢救、征集、征购等所需经费，列入本级财政预算。

机关、团体、企事业单位和其他组织，应当保障本单位依法开展档案工作。

发展和改革、财政、人事、公安、司法、海关、监察、工商等部门应当依照各自职责，共同做好档案管理工作。

第四条 在档案工作中做出显著成绩及向国家捐赠重要、珍贵档案的单位和个人，由市、县（市、区）人民政府及其档案行政管理部门或者有关主管部门给予表彰和奖励。

第二章  档案机构及其职责

第五条 市、县（市、区）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，履行下列职责：

（一）对档案工作统筹规划，组织协调和监督指导；

（二）监督指导专业档案馆以及单位的档案管理，协调指导同级国家机关现行文件的收集和利用工作；

（三）开展档案法律、法规以及档案标准化的宣传普及和档案培训工作；

（四）指导民营企业、个体工商户、科技示范户档案的收集、保管、利用工作。

第六条 市、县（市、区）设置国家综合档案馆，履行下列职责：

（一）贯彻执行档案法律、法规、规章和有关档案管理工作的规定；

（二）收集和接收本馆管理范围内的具有保存价值的档案及有关资料，征集散存在社会上的历史档案资料；

（三）对进馆档案、资料进行分类、整理、编目；

（四）运用现代化技术对进馆档案进行有效地保护，确保档案的完整与安全；

（五）对于保管条件恶劣或者其他原因可能导致档案严重损毁或者不安全的，档案馆有权采取代管或者寄存的方法代为保管；

（六）开发利用档案信息资源，为社会发展和公民提供有效服务，并按照有关规定及时做好开放档案的工作；

（七）负责档案的保密与解密、统计、鉴定和到期档案的销毁。

第七条 机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责管理本单位的档案，并对所属单位的档案工作实施监督和指导。

机关、团体、企事业单位和其他组织档案机构的主要职责是：

（一）贯彻档案法律、法规、规章和有关规定，指导、督促检查所属单位的档案工作；

（二）负责收集、整理和集中管理本单位形成的档案及资料；

（三）积极开展档案利用工作，开发档案信息资源，为本单位工作服务；

（四）按照有关规定及时向国家综合档案馆移交档案资料。

档案机构的设立、变更和撤销，应当向档案行政管理部门备案登记。

第八条 乡镇人民政府和街道办事处应当指定人员负责档案管理工作，其主要职责是：

（一）贯彻执行档案法律、法规、规章和档案工作的有关规定；

（二）集中管理本机关形成的档案及资料；

（三）对所属村委会、居委会（社区服务中心）、企事业单位及其他组织的档案工作进行指导、督促和检查；

（四）按规定向县（市、区）档案馆移交档案。

第九条 档案行政管理部门应当加强对档案工作人员的业务培训，提高档案工作人员业务素质。

档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备档案专业知识，切实做好档案管理工作。

第三章  档案的管理

第十条 承办或者处理下列重大活动和重大事件的单位，应当收集相关的文件材料并及时整理归档：

（一）国家领导人视察、考察（调研）、检查、指导工作；

（二）外国（籍）政要的参观、访问；

（三）承办的区域性、全国性、国际性会议；

（四）重大自然灾害和重、特大事故；

（五）举办的重要政治、经济、文化等活动；

（六）其他重大活动和重大事件。

重大活动结束或者重大事件处理完毕，主办或者承办单位应当在60日内到同级档案管理部门办理档案备案手续。

重大活动、重大事件中形成的题词、照片、录音、录像等资料的原件，可以提前移交综合档案馆。

非常设机构在撤销前必须将整理规范的档案移交同级综合档案馆。

第十一条  机关、团体、企事业单位和其他组织，应当自成立之日或者注册之日起60日内，到档案行政管理部门办理档案管理登记手续；撤销或者终止活动的，应当按照国家有关规定妥善处理其保管的档案，并办理档案管理注销登记手续。

第十二条  重点建设项目和重大科学技术研究项目应当建立档案，在其竣工验收或者鉴定时，应当由同级档案行政管理部门会同项目主管部门或者项目单位对项目档案进行验收。国家对项目档案的验收、鉴定有特殊规定的，从其规定。

第十三条 国有单位的档案归国家所有，应当列入国有资产管理范围。

国有企业事业单位转变所有制性质的，其档案处置按照国家有关规定执行。

第十四条  国有企业与外商合资、合作经营的，合资、合作前的档案属于国家所有；合资、合作经营后的档案应当另立全宗；终止合同后，其档案的保存和使用，按照双方协议执行。国家另有规定的，从其规定。

第十五条  集体企业、私营企业、股份制企业、股份合作制企业和外商投资企业的档案工作是国家档案工作的重要组成部分。其档案属企业所有，受国家法律保护。经协商同意，市、县（市、区）国家综合档案馆可以接收上述企业具有重要保存价值的档案进馆。

第十六条  机关、团体、企事业单位和其他组织形成的各种档案应当按照下列规定向有关国家综合档案馆移交：

（一）属于市国家综合档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向市国家综合档案馆移交；

（二）属于县（市、区）国家综合档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向县（市、区）国家综合档案馆移交；

（三）属于部门、企业档案馆接收范围的档案移交期限，由其主管部门确定。属于永久保存的档案，在部门、企业档案馆保存满30年的，应当向同级国家综合档案馆移交。国家另有规定的，从其规定。

因特殊情况需要变更向国家综合档案馆移交档案期限的，须经档案行政管理部门同意。对向国家综合档案馆移交档案的范围和技术要求有异议的，由同级档案行政管理部门协调处理或者决定。

第十七条  机关、团体、企事业单位和其他组织应当将本单位编印出版的报刊、图册、文集、志书、年鉴、大事记、组织史、政策法规汇编等按期归档，并向同级国家综合档案馆移交。

第十八条  市、县（市、区）国家综合档案馆应当加强爱国主义教育基地建设，利用馆藏资源，向社会开展经常性的、各种形式的爱国主义、革命传统教育和国情、市情、县（市、区）情教育。

第十九条  各级机关、团体、企事业单位和其他组织的档案机构，应当建立健全科学管理制度，做到库房、办公、阅览三分开。

第二十条  各级各类档案馆应当不断提高和改善档案保管条件，档案馆建筑结构、面积必须符合国家有关规定。

各级各类档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：

（一）建立科学管理制度，逐步实现档案管理的规范化、标准化、科学化；

（二）配备防盗、防火、防尘、防渍、防高温、防潮、防光、防有害生物的必要设施；

（三）根据档案的不同等级，采取相关措施，加以保护和管理；

（四）根据需要，配备适应档案现代化管理需要的技术设备；

（五）使用符合国家标准的档案装具。

第二十一条  档案馆（室）应当研究档案保护技术，改进保管条件，对档案定期进行检查，采取有效措施，防止档案损毁、丢失和泄密，确保档案的完整与安全。对重要、珍贵的档案和特殊载体的档案应当采取特殊的保护措施，进行重点保护。

第二十二条  对档案保存价值和保管期限的确定，以及销毁失去保存价值的档案，必须按照国家档案行政管理部门规定的程序和方法进行，严禁擅自销毁档案。

档案密级的变更和解密，依照保密法律、法规规定办理。

第二十三条  市、县（市、区）国家综合档案馆可以向社会征集、征购散失在社会和境外对国家具有重要保存价值的珍贵的历史档案。鼓励集体、个人自愿捐赠档案或者将档案寄存、委托档案馆代管。

向国家综合档案馆移交、捐赠的档案归国家所有；委托国家综合档案馆代管的档案归寄存者所有。

第二十四条 属于国家所有的档案，任何组织和个人都不得出卖。

属于集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，档案所有者应当妥善保管。

第二十五条 市、县（市、区）国家综合档案馆馆藏的一级档案严禁出境。

市、县（市、区）国家综合档案馆馆藏的二级档案需要出境的，应当提前30日向省、市档案行政管理部门或者主管部门申请，经国家档案行政管理部门审查批准。

市、县（市、区）国家综合档案馆馆藏的三级档案、市、县（市、区）国家综合档案馆藏的一、二、三级以外的属于国家所有的档案和属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案需要出境的，应当提前30日向当地档案行政管理部门或者主管部门申请，经省档案行政管理部门审查批准。

第二十六条  各级各类档案馆和各单位的档案机构及其档案工作人员应当按照档案行政管理部门的要求，及时、准确地报送档案统计报表及有关情况。

第二十七条 依法设立的档案中介服务机构可以从事以下业务：

（一）档案整理；

（二）档案评估；

（三）档案业务咨询；

（四）档案技术服务；

（五）档案寄存保管；

（六）营业执照范围内的其他档案业务。

第四章  档案的公布和利用

第二十八条 市、县（市、区）国家综合档案馆保存的档案，应当按照《档案法》的规定分期分批向社会开放。对属于开放范围的档案应当逐件鉴定、审定。对难以确定开放、控制使用的档案，应当报请上级档案行政管理部门审定。

前款所列档案中涉及国防、外交、公安、国家安全等国家重大利益的档案，以及其他虽自形成之日起已满30年但档案馆认为到期仍不宜开放的档案，经上一级档案行政管理部门批准，可以延期向社会开放。

经济、科学技术、文化艺术等类档案，可以随时向社会开放。

第二十九条 公布档案应当遵守下列规定：

（一）保存在档案馆的档案由档案馆公布，必要时要征得档案形成单位的同意或者报请主管部门同意；

（二）保存在单位档案机构的档案由所在单位公布，必要时报请主管部门同意；

（三）集体和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案，其所有者向社会公布时，应当遵守国家有关保密规定，不得损害国家、集体或者其他公民的利益；

（四）非国有单位和个人寄存在档案馆的档案，必须征得档案所有者的同意；

（五）档案馆对未开放的档案，需要向社会公布的，应当报请同级档案行政管理部门同意，必要时报请同级人民政府批准。部门、企业事业单位档案馆保存的未开放的档案，需要向社会公布的，由其归属的县级以上业务主管部门批准。

利用档案的单位或个人未经档案馆、档案形成者同意或者未按规定经过批准，无权公布档案。

第三十条  中国公民和组织持有介绍信或者工作证、身份证等合法证明，可以利用已经开放的档案，档案馆应当提供便利。利用档案馆未开放的档案，应当经保存该档案的档案馆同意，必要时报请主管部门审查批准；利用寄存的档案，必须经档案所有者同意。

外国人或者外国组织利用已开放的档案，必须经国家有关主管部门介绍并征得保存该档案的档案馆同意。

第三十一条 市国家综合档案馆应当逐步建立全市性的档案资料目录体系，为利用者提供检索服务。各级各类档案馆、档案机构应当按照有关规定向市国家综合档案馆报送档案资料目录。

第三十二条 市、县（市、区）国家综合档案馆应当建立现行公开文件服务中心，接收同级国家机关现行公开文件。

各级机关、团体和其他组织应当及时向同级档案馆报送现行公开文件，促进政务公开，服务广大群众。

第三十三条 各级各类档案馆提供的档案复制件、摘抄件，加盖档案保管单位专用印章后，具有与原件同等的法律效力。

第三十四条 各级各类档案馆提供社会利用档案的，按照国家的有关规定收费。

单位和个人利用其移交、捐赠、寄存、委托代管的档案，档案馆应当无偿提供。

第五章  奖励与处罚

第三十五条 有下列事迹之一的，市、县（市、区）人民政府、档案行政管理部门或者有关单位应当给予表彰、奖励：

（一）在档案的收集、整理、征集、征购工作中有突出贡献的；

（二）对档案的保护和现代化管理方面做出显著成绩的；

（三）对档案科学技术研究及专业理论研究做出重要贡献的；

（四）提供、开发、利用档案信息资源产生重大社会效益或经济效益的；

（五）向国家捐赠重要或者珍贵档案的；

（六）抢救档案有功，使国家和集体档案免遭损失的；

（七）检举、揭发、抵制违反档案法律、法规和规章行为表现突出的；

（八）对档案事业做出其他突出贡献的。

第三十六条 违反本规定有下列行为之一的，由县级以上档案行政管理部门责令限期改正；对拒不改正的，由有关主管部门对直接负责的主管人员和直接责任人给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）不按规定开展档案工作的；

（二）不按规定建立、健全档案管理制度或者不执行档案管理制度的；

（三）本单位的档案不按规定实行集中统一管理的；

（四）案卷质量不执行国家标准要求的；

（五）档案保管条件不善，危及档案安全又不采取有效措施的；

（六）不按规定办理档案登记的；

（七）不按国家规定的归档范围及时归档的；

（八）国家工作人员将公务活动中形成的应当归档的档案材料据为己有，拒绝向本单位档案部门移交归档的；

（九）不按规定向档案馆移交档案的；

（十）不按规定办理重大活动档案管理备案手续的；

（十一）不按规定向档案行政管理部门报送应当重点收集和保管的档案资料目录的；

（十二）不按规定向档案馆报送现行公开文件的；

（十三）不按规定报送档案统计报表的；

（十四）科研成果、产品试制、基建工程（项目）重大设备开箱或者其他技术项目鉴定验收时，未按规定组织档案验收造成档案损失的；

（十五）未经同意擅自将档案带出档案馆（室）或者借阅档案拒不返还的；

（十六）违反规定擅自提供、抄录、复制、扩散、公布属于国家所有的档案以及应当保密的档案的；

（十七）损毁、丢失或者擅自销毁档案的；

（十八）涂改、勾画、伪造档案，或者出具与档案原件不符的证明材料的；

（十九）出卖属于国家所有档案的；

（二十）档案工作人员玩忽职守，造成档案损失的；

（二十一）拒绝接受档案行政管理部门监督检查或者拒不改正违规行为的。

第三十七条 对违反本规定第三十六条所列之行为造成档案损失的，档案行政管理部门责令其进行补救并赔偿损失。

档案损失的赔偿数额，能够确定档案损失价值的，按照档案损失价值予以赔偿；不能够确定档案价值的，由县级以上档案行政管理部门组织档案专家、鉴定人员评估损失价值后予以赔偿。

第三十八条  对毁损、丢失、涂改以及擅自销毁、出售档案的，根据《实施办法》第二十八条的规定，对单位处1万元以上10万元以下，对个人处以500元以上5000元以下的罚款。

第三十九条 对倒卖档案牟利或者私自赠送给外国人的，档案行政管理部门应当根据《实施办法》第二十八条的规定进行处罚。

第四十条 档案行政管理部门、工商行政管理部门、公安机关、海关及其他国家机关，依法查获追缴的档案及其复制件应当按照有关规定移交有关档案馆或者档案所有者。

第四十一条 违反本规定的其他行为，按照《档案法》、《实施办法》和《条例》的有关规定进行处理。

第四十二条 档案行政管理部门工作人员有下列行为之一的，由其所在部门或者上级主管部门视情节轻重给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任：

（一）不依法进行审批的；

（二）不依法进行鉴定和验收的；

（三）不按照规定进行档案行政执法的；

（四）其他滥用职权、玩忽职守、徇私舞弊的。

第四十三条 拒绝、妨碍、阻挠档案行政管理部门及其工作人员执行公务的，由公安机关按照《中华人民共和国治安管理处罚法》给予处罚；情节严重构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。

第六章  附 则

第四十四条 本规定自2006年12月1日起施行。1994年9月2日市人民政府发布的《洛阳市档案管理规定》（市人民政府第18号令）同时废止。